a. Jelaskan pengertian Komunikasi, Komunikasi Informal dan Jaringan Komunikasi
Pengertian Komunikasi
Kata atau istilah komunikasi (dari
bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal
katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini
bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki
makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki
tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.
Komunikasi secara terminologis
merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada
orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang
terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian
Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu:
Human
communication is the process through which individuals –in relationships, group,
organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the
environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah
proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok,
organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi
dengan lingkungan satu sama lain.
Pengertian
komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu
organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam
struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara
hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang
bersifat pribadi dan privat seperti isu , gossip , atau rumor . Tentang
komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih
belum jelas dan tidak akurat , carilah sumber informasi yang dapat dipercaya ,
selalu gunakan akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif .
Informasi
dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana
seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan
seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan .
Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur
. Meski demikian komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan sosial ,
mempengaruhi orang lain , dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang
biasanya cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu
Jaringan Komunikasi
Secara sederhana, definisi
jaringan komunikasi adalah ”siapa berbicara dengan siapa atau kepada siapa”
(Beebe dan Masterson, 1994). Selanjutnya De Vito (1997), mendefinisikan
jaringan komunikasi sebagai suatu saluran atau jalan tertentu yang digunakan
untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain. Kemudian Gonzales dalam
Jahi (1993) mengatakan bahwa hubungan siapa dengan siapa dapat diilustrasikan
dalam sebuah sosiogram yang berguna untuk menelusuri jaringan informasi ataupun
difusi suatu inovasi.
Jaringan komunikasi
adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orng ke orang
lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua perspektif. Pertama, kelompok kecil
sesuai dengan sumberdaya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi
yang menggabungkan beberapa struktur jarngan komunikasi. Jaringan komunikasi
ini kemudian merupakan sistim komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok
dalam mengirimkan pesan dari satu orang keorang lainnya. Kedua, jaringan
komunikasi ini bias dipandang sebagai struktur yang diformalkan yang diciptakan
oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.
b. Pengertian Jenis/Tipe Pengawasan
1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)
Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan
mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil
aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang
direncanakan.
Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka
kebijaksanaankebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa
mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun
kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya
2. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)
Concurrent control terutama terdiri dari
tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan
mereka. Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu
mereka berupaya untuk mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan
metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat, mengawasi pekerjaan mereka
agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed
back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil
historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
c. Perubahan dan Pengembangan Organisasi
·
Perubahan
Manajer
senatiasa harus mengantisipasi perubahan-perubahan dalam lingkungan yang akan
mensyaratkan penyesuaian-penyesuaian disain organisasi diwaktu yang akan datang.
Cara menangani perubahan organisasi memerlukan pendekatan. Cara pertama adalah
konsep perubahan reaktif dan yang kedua program perubahan yang direncanakan
(Planed Cange).
Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.
Pendekatan ini mempunyai ruang lingkup yang lebih besar dan merupakan sarana penanganan perubahan-perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Dan mengantisipasi baik perubahan-perubahan eksternal maupun internal. Karena kompleksitas perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan. Peranan dari pengantar perubahan (change agent) yaitu bertanggung jawab atas kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu, kelompok dan organisasi yang menjadi sasaran perubahan disebut sistem klien.
Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.
Pendekatan ini mempunyai ruang lingkup yang lebih besar dan merupakan sarana penanganan perubahan-perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Dan mengantisipasi baik perubahan-perubahan eksternal maupun internal. Karena kompleksitas perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan. Peranan dari pengantar perubahan (change agent) yaitu bertanggung jawab atas kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu, kelompok dan organisasi yang menjadi sasaran perubahan disebut sistem klien.
·
Pengembangan organisasi
Definisi yang
dikemukakan oleh Wendel Fench dan Cecil Bell tentang pengembangan organisasi
adalah suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses pemecahan
masalah dan perubahan organisasi, terutama melalui manajemen budaya organisasi
yang lebih efektif dan kolaborasi dengan tekanan khusus pada budaya tim-tim
kerja formal, dengan bantuan pengantar perubahan, katalisator dan penggunaan
teori dan teknologi ilmiah keperlilakuan terapan, mencakup riset kegiatan.
Melalui proses
pembaharuan, manajer dapat menyesuaikan gaya dan tujuan pemecahan masalah untuk
memenuhi berbagai permintaan pengubahan lingkungan organisasi. Salah satu
tujuan pengembangan organisasi adalah untuk memperbaiki proses pembaharuan
organisasi itu sendiri. Manajemen kolaburatif artinya menajemen melalui
partisipasi bawahan dan pembagian kekuasaan, dan bukan melalui perubahan
wewenang secara hirarkis.
GRID OD
Salah satu
teknik pengembangan organisasi adalah Grid OD yang didasarkan atas kisi-kisi
manajerial. R. Blake dan J. Mouton mengidentifikasikan berbagai kombinasi
perhatian terhadap produk dan orang. Enam tahap yang perlu diperhatikan dari
program Grid OD, yaitu :
1. Latihan
1. Latihan
Para manajer kunci mempelajari konsep-konsep grid dan
menerapkan dalam seminar panjang. Mereka menilai gaya manajerial mereka sendiri
dan bekerja pada perbaikan keterampilan seperti pengembangan tim, pemecahan
masalah kelompok dan komunikasi. Setelah instruksi cocok maka mengimplementasikan
program grid diseluruh organisasi.
2. Pengembangan tim
2. Pengembangan tim
Pusat perhatiannya pada perbaikan hubungan baik manajer
dengan bawahan maupun efektivitas tim.
3. Pengembangan antar kelompok
Memusatkan pada hubungan antara kelompok-kelompok kerja organisasi untuk memperbaiki koordinasi dan kerjasama.
4. Penetapan tujuan organisasi
Manajer puncak menciptakan model organisasi yang ideal dengan menetapkan tujuan-tujuan yang telah diuji, dan dirumuskan bersama-sama dengan para manajer dan bawahan di seluruh organisasi.
5. Pencapaian tujuan
Para anggota organisasi berusaha membuat model realitas yang ideal. Setiap satuan organisasi dan memeriksa tentang bagaimana kegiatan-kegiatan yang seharusnya dijalankan agar hasilnya lebih baik dan bila perlu mengoreksi kegiatan.
6. Stabilitas
Dari semua tahap hasil-hasilnya dievaluasi untuk menemukan bidang-bidang organisasi mana yang masih membutuhkan perbaikan atau perubahan. Stabilitas harus tetap dilakukan terhadap perubahan-perubahan yang positif dan mengidentifikasikan bidang-bidang kesempatan baru bagi organisasi.
3. Pengembangan antar kelompok
Memusatkan pada hubungan antara kelompok-kelompok kerja organisasi untuk memperbaiki koordinasi dan kerjasama.
4. Penetapan tujuan organisasi
Manajer puncak menciptakan model organisasi yang ideal dengan menetapkan tujuan-tujuan yang telah diuji, dan dirumuskan bersama-sama dengan para manajer dan bawahan di seluruh organisasi.
5. Pencapaian tujuan
Para anggota organisasi berusaha membuat model realitas yang ideal. Setiap satuan organisasi dan memeriksa tentang bagaimana kegiatan-kegiatan yang seharusnya dijalankan agar hasilnya lebih baik dan bila perlu mengoreksi kegiatan.
6. Stabilitas
Dari semua tahap hasil-hasilnya dievaluasi untuk menemukan bidang-bidang organisasi mana yang masih membutuhkan perbaikan atau perubahan. Stabilitas harus tetap dilakukan terhadap perubahan-perubahan yang positif dan mengidentifikasikan bidang-bidang kesempatan baru bagi organisasi.
